Privacybeleid

1. Welke gegevens we verzamelen

• Accountgegevens — naam, e-mail, organisatiegegevens, inloggegevens (gehasht).
• Documenten — de rekeningen, facturen en overheidsbrieven die je uploadt of doorstuurt, en de velden die we eruit halen (bedragen, IBAN's, datums, namen van schuldeisers/afzenders, kenmerken) plus de herkende tekst.
• Bankrekeninggegevens (alleen als je een bank koppelt via Tink) — rekening- en transactiegegevens: boekdatum, bedrag, naam en IBAN van de tegenpartij (indien beschikbaar) en omschrijving.
• Betaalgegevens — de facturatie van abonnementen verloopt via onze betaaldienstverlener; wij bewaren je kaartgegevens niet.
• Kanaalgegevens — voor aanlevering via e-mail (afzender, onderwerp), scan-naar-e-mail, WhatsApp of Peppol.
• Technische gegevens — logs, apparaat- en gebruiksinformatie die nodig is om de dienst te laten werken en te beveiligen.

2. Waarom we het verwerken, en onze grondslag (AVG art. 6)

3. AI-verwerking

We gebruiken AI (Anthropic Claude) om je documenten te lezen en samen te vatten en om ze te helpen classificeren en afletteren. Dit is geautomatiseerde verwerking die jou ondersteunt; ze neemt niet zelfstandig besluiten met rechtsgevolgen over jou — afletteracties (bijv. een rekening als betaald markeren) worden aan je getoond en zijn omkeerbaar. Door AI gegenereerde inhoud wordt in de app als zodanig gelabeld.

4. Bankgegevens en PSD2 (Tink)

Bankkoppeling is optioneel en vereist altijd je uitdrukkelijke toestemming. We gebruiken Tink — een vergunninghoudende Account Information Service Provider (Tink AB, onder toezicht van Finansinspektionen) — om alleen-lezen rekening- en transactiegegevens op te halen. We initiëren geen betalingen via Tink. Onder PSD2 wordt je toestemming ongeveer elke 180 dagen vernieuwd. Toegangstokens zijn kortlevend; een eventueel refresh-token wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM). De bankkoppeling loopt zolang je PSD2-toestemming geldig is en verloopt daarna automatisch; wil je eerder stoppen of je bankgegevens laten verwijderen, neem dan contact op — we stoppen de synchronisatie en verwijderen ze.

5. Subverwerkers en internationale doorgifte

We delen gegevens alleen met de verwerkers die nodig zijn om de dienst te laten werken:

Waar een verwerker buiten de EER zit (bijv. VS), is doorgifte afgedekt met Standaardcontractbepalingen (SCC's) en passende waarborgen. Je primaire gegevens worden gehost in de EU (Frankfurt).

6. Hoe lang we het bewaren (bewaartermijn)

Langdurige opslag van je documenten is een kernonderdeel van de dienst.

• Tijdens je abonnement — documenten en afgeletterde records blijven bewaard en doorzoekbaar; individuele documenten worden tot 7 jaar bewaard (in lijn met de Nederlandse bewaarplicht), daarna vallen de oudste af.
• Na opzegging — als je minstens 1 jaar geabonneerd was — bewaren we je archief nog 3, 5 of 7 jaar afhankelijk van je pakket (basis / plus / premium), zodat je administratie het abonnement overleeft.
• Na opzegging — als je minder dan 1 jaar geabonneerd was — geldt de langdurige garantie niet; gegevens worden na een korte respijtperiode gewist.
• Bij bevriezing wegens niet-betalen — dan geldt een andere, kortere termijn: we bewaren alles nog ÉÉN jaar, gerekend vanaf je laatste geslaagde betaling, en wissen het daarna volledig. Je krijgt 9, 6, 3, 2 en 1 maand van tevoren een e-mail met de exacte verwijderdatum, en je kunt je volledige archief altijd downloaden — ook tijdens de bevriezing.
• Volledig wissen is ook echt volledig — documenten, bestanden, je organisatie, je klantgegevens én je inlogaccount worden verwijderd, niet alleen de administratie.
• Bankgegevens (Tink) — bewaard als onderdeel van je administratie op dezelfde grondslag (onder voorbehoud van de voorwaarden van Tink); refresh-tokens worden direct bij ontkoppeling verwijderd.
• Je kunt op elk moment om verwijdering vragen; dit gaat vóór de bewaargarantie, behoudens een wettelijke plicht om zakelijke administratie te bewaren.

7. Beveiliging

Versleuteling onderweg (TLS) en in rust; Row-Level Security per organisatie zodat klanten gescheiden blijven; elke functie vereist authenticatie — een gebruikerssessie, een ondertekende webhook of een interne servicesleutel; secrets uitsluitend aan de serverzijde; bank-refresh-tokens versleuteld (AES-256-GCM) met een sleutel die nooit in de database staat; auditlogging; en afletteren dat nooit automatisch geld verplaatst. Voor de duidelijkheid over wat “versleuteld in rust” betekent: je documentbestanden worden door het hostingplatform versleuteld op schijf opgeslagen, maar zijn nog niet extra versleuteld met een sleutel die alleen wij hebben — de hostingpartij kan ze technisch dus wel lezen, je banktokens niet. Die extra laag hoort bij de overstap naar Nederlandse hosting.

8. Je rechten (AVG / GDPR)

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens, en je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Neem contact op via info@portunusmoneta.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies

We gebruiken alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken (bijv. authenticatie).

10. Kinderen

De dienst is bedoeld voor ondernemers en volwassenen; ze is niet gericht op kinderen onder de 16.

11. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken; we plaatsen de nieuwe versie hier met een bijgewerkte ingangsdatum en, bij wezenlijke wijzigingen, informeren we je in de app of per e-mail.

Deze tekst bestaat ook in het Engels en het Turks. Bij verschillen tussen de versies geldt de Nederlandse tekst.