Verwerkersovereenkomst
Verwerker: Idekini (eenmanszaak) · KvK 98732951 · Apeldoorn · info@portunusmoneta.com
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt wanneer je als zakelijke klant (verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens laat verwerken door Idekini (verwerker) via Portunus Moneta.
1 · Onderwerp en duur
De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren, voor de duur van de overeenkomst. Na afloop worden gegevens verwijderd of geretourneerd conform de bewaarafspraken.
2 · Aard en doel
Het lezen, structureren, uitleggen, betalen en bewaren van post en facturen die je aan de dienst aanbiedt, en aanverwante functies die je activeert (bijv. bankkoppeling, Mail Guard).
3 · Categorieën gegevens en betrokkenen
Gegevens uit je documenten (afzenders, bedragen, referenties, IBAN's, en de inhoud van brieven) en gegevens van jou en je teamleden (naam, e-mail). Betrokkenen: jij, je medewerkers, en personen genoemd in de documenten.
4 · Instructies
De verwerker verwerkt alleen op jouw gedocumenteerde instructie (het gebruik van de dienst geldt als instructie), tenzij wetgeving anders vereist.
5 · Beveiliging
Passende technische en organisatorische maatregelen: opslag versleuteld in rust op platformniveau, toegangsbeperking, RLS per organisatie, auditlogging en beveiligde verbindingen (TLS). Referenties zoals bank-refresh-tokens zijn daarnaast op applicatieniveau versleuteld (AES-256-GCM); documentbestanden nog niet — dat staat gepland vóór de overstap naar Nederlandse hosting.
6 · Sub-verwerkers
De verwerker mag sub-verwerkers inschakelen (o.a. voor hosting, AI-lezing en e-mail). De actuele lijst is op verzoek beschikbaar. Bij wijzigingen die jou raken, informeren wij je vooraf zodat je bezwaar kunt maken.
7 · Rechten van betrokkenen en datalekken
De verwerker helpt je redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen en meldt datalekken zonder onnodige vertraging na ontdekking.
8 · Verwijdering en teruggave
Na beëindiging worden persoonsgegevens verwijderd of aan jou geretourneerd, conform de bewaarbelofte (3/5/7 jaar bij een abonnement van minimaal één jaar), tenzij bewaring wettelijk verplicht is.
9 · Audit en doorgifte
De verwerker stelt op verzoek informatie beschikbaar om naleving aan te tonen. Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen met passende waarborgen; wij werken toe naar volledig Nederlandse verwerking.
Deze tekst bestaat ook in het Engels en het Turks. Bij verschillen tussen de versies geldt de Nederlandse tekst.